Hinweisbox
In nur wenigen Schritten die Vorgaben des
Hinweisgeberschutzgesetzes umsetzen.
Hinweisgebersystem
Mit unserem Hinweisgebersystem unterstützen wir Sie, Ihrer Verpflichtung zur Einrichtung von Meldekanälen für Hinweisgeber (Whistleblower) nachzukommen. Als erfahrenes Team stehen wir Ihnen zur Seite, um Sie über Ihre Recht als Hinweisgeber zu informieren und Ihnen den bestmöglichen Schutz zu bieten.
Informationen zu Hinweisgeberschutzgesetz
Was ist das neue
Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist eine rechtliche Regelung, die den Schutz von Personen gewährleistet, die Informationen über Verstöße gegen Recht oder Ethik offenlegen. Das Gesetz soll sicherstellen, dass Hinweisgeber/in, auch Whistleblower genannt, vor möglichen negativen Konsequenzen wie Repressalien oder Benachteiligungen geschützt sind.
Welches Ziel wird mit dem Hinweisgeberschutzgesetz verfolgt?
Das Hinweisgeberschutzgesetz hat das Ziel, die Transparenz und Integrität in Unternehmen und Organisationen zu fördern, indem es Personen ermutigt, Missstände aufzudecken und zur Verantwortung zu ziehen. Zugleich soll der Schutz hinweisgebender Personen und sonstiger von einer Meldung betroffener Personen gestärkt werden.
Dies kann verschiedene Bereiche wie Datenschutzverletzungen, Korruption oder andere illegale Handlungen im Kontext von Arbeits- oder Geschäftspraktiken betreffen.
Was bedeutet das
Hinweisgeberschutzgesetz
für Unternehmen?
Mit der Verabschiedung des Gesetzes kommt eine gesetzliche Verpflichtung
zur Einführung eines Hinweisgeberverfahrens (sogenannte „interne Meldestelle“):
Unternehmen ab 250 Beschäftigten müssen sofort nach Inkrafttreten des Gesetzes, also ab dem 02. Juli 2023, eine interne Meldestelle einrichten.
Unternehmen zwischen 50 und 249 Beschäftigten haben bis zum 17. Dezember 2023 Zeit die interne Meldestelle einzurichten.
Welche Anforderungen gibt es
an die „interne Meldestelle“?
Gemäß Hinweisgeberschutzgesetz müssen die Meldekanäle so gestaltet sein, dass nur autorisierte Personen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständig sind oder bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützen, Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Es ist von größter Bedeutung sicherzustellen, dass unbefugte Personen keinen Zugriff auf die Identität des Hinweisgebers oder den Inhalt des Hinweises erhalten. Diese Anforderungen beeinflussen die technische Gestaltung des internen Meldekanals.
Interne Meldekanäle müssen es ermöglichen, Meldungen entweder mündlich oder schriftlich einzureichen. Mündliche Meldungen können über Telefon oder andere Sprachübermittlungswege erfolgen. Auf Anfrage des Hinweisgebers muss innerhalb angemessener Zeit ein persönliches Treffen mit einer verantwortlichen Person der internen Meldestelle arrangiert werden, um eine Meldung entgegenzunehmen.
Kann die interne Meldestelle
strafrechtlich belangt werden?
Es ist gut möglich, dass aufgrund der umfangreichen Verantwortung und Befugnisse, die im HinschG-E beschrieben werden, die „interne Meldestelle“ eine ähnliche Rolle wie ein Compliance-Officer einnimmt, um Straftaten zu verhindern. In dieser Rolle kann die Meldestelle als Garant fungieren und bei (absichtlichem) Unterlassen selbst strafrechtlich verfolgt werden. Ein Beispiel dafür wäre, wenn Hinweisen auf strafrechtlich relevantes Verhalten nicht nachgegangen wird oder ein internes Verfahren fälschlicherweise eingestellt wird, was zu einer eigenen strafrechtlichen Verantwortlichkeit führen könnte.
Auslagerung an eine Ombudsstelle als beste Option?
Eine externe Ombudsstelle bietet viele Vorteile für das Unternehmen.
Diese bringt Fachwissen im Bereich Hinweisgeberschutzes mit, bleiben stets auf dem aktuellen Stand und besuchen regelmäßige Weiterbildungen. Es muss ein ordnungsgemäßer Umgang mit sensiblen Daten gewährleistet werden, hier bringen externe Stellen Fachwissen vor allem aus dem Bereich Datenschutz und Wahrung der Vertraulichkeit mit.
Auch bietet eine externe Ombudsstelle den Vorteil, dass diese unparteiisch ist. Sie fungiert als unabhängiger Vermittler zwischen dem Hinweisgeber und dem Unternehmen. Der Hinweisgeber kann sich sicher sein, dass seine Anonymität gewahr bleibt. Zudem wird vermieden, dass Hinweisgeber sich unmittelbar an eine externe Meldestelle wenden, wenn Sie sich mit einer Meldung an eine intern betriebene Meldestelle nicht wohl fühlen.
Gerade für kleinere Unternehmen bietet eine externe Ombudsstelle den Vorteil, dass nicht auf personelle Ressourcen zurückgegriffen werden muss. Beschäftigte müssen regelmäßig zu den relevanten Themen geschult werden und ausreichend Zeit für ihre Aufgaben als Ombudsperson erhalten. Auch Interessenskonflikte in den jeweiligen Positionen müssen vermieden werden.
Hinweisgeberportal HINWEISBOX
Die Meldung eines Hinweisgebers erfolgt über ein individuelles Meldeformular. Es besteht die Möglichkeit eine Meldung vertraulich oder anonym abzugeben.
Hinweisgeber werden durch den Meldevorgang geführt und können dort alle wichtigen Angaben machen sowie zusätzliche Dokumente anhängen.
Nach Absenden der Meldung erhält der Hinweisgeber einen individuellen Login zum Hinweisgeberportal, um seine Meldung weiterverfolgen zu können. Wurde eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden die Zugangsdaten und Bearbeitungsschritte zur Meldung an diese versendet.
Die Ombudsperson kann anhand des integrierten Dashboards den Status einzelner Meldungen auf einen Blick einsehen und wird über eingehende Meldungen per E-Mail informiert.
In der Hinweisbox können Meldungen schnell und effizient bearbeitet werden. Anhand enthaltener Mustervorlagen, kann in nur wenigen Schritten auf eine Meldungen reagiert werden. Über die Benutzerverwaltung können Zugriffe aus einzelne Meldungen vergeben werden.
Die wichtigsten Fakten
ISO/IEC 27001
zertifiziertes Rechenzentrum
(Hetzner)
Verschlüsselung während
der Übertragung
Sprache
Deutsch
Vertrauliche &
Anonyme Meldungen
Cloudbasierte
Software-as-a-Service
(SaaS)
Dashboard mit
Übersicht über
Meldungen
Einfache
Bearbeitung
EU-DSGVO
konform
Benutzerverwaltung
Online
Meldeformular
Benachrichtigungen
per E-Mail
Mustertexte zur
Bearbeitung von
Meldungen
Externe Compliance-Ombudsstelle
Mitarbeiter eines Unternehmens können sich bei Verdachtsfällen vertraulich an uns wenden.
Als Berufsgeheimnisträger sind wir dazu verpflichtet, die Identität von Hinweisgebern und die erhaltenen
Informationen absolut diskret zu behandeln. Hierfür stellen wir neben den klassischen Kanälen wie
Mail oder Telefon auch ein Hinweisportal für maximale Vertraulichkeit bereit.
Einführung
Einweisung der Beschäftigten
zum Meldeprozess
Prüfung von Verdachtsfällen
Untersuchung der Hinweise auf Relevanz
100% Vertraulichkeit
Absolute Schweigepflicht
und Hinweisgeberprotal
Berichterstattung
an den Compliance-Beauftragten oder die
Geschäftsführung des Unternehmens
Fristgerechte Rückmeldung
über die getroffenen Folgemaßnahmen
an die hinweisgebende Person
Dokumentation
der Meldungen
Preise
Hinweisgebersystem „Hinweisbox“
Bestellung mit einem Jahr
Mindestlaufzeit